Lavorare con i file da remoto

Raccomandazioni per la gestione dei file da remoto

Alcune raccomandazioni che oggi, in piena crisi Covid-19 e con una forzatura del lavoro da remoto possono sembrare solo contingenti, ma che in un futuro prossimo diventeranno probabilmente delle linee guida, nonchè comportamenti, stabili.

REQUISITI DI BASE :

  1. UN COMPUTER
  2. UN TABLET
  3. UNO SMARTPHONE

La necessità di utilizzare e gestire file (documenti, fogli di calcolo, presentazioni, ecc.) rimane sempre fondamentale nella gestione del lavoro quotidiano. Anche se oggi, con la forzatura imposta dal lavoro da remoto in emergenza Covid-19, diventa necessario come non mai trovare e sperimentare le migliori soluzioni non più in base alle abitudini consolidate, ma piuttosto in base alle potenzialità di servizi e applicazioni già pensate per adeguare i nostri usi a nuovi modelli organizzativi e di gestione dei processi lavorativi.

Gestire file sul computer d'ufficio - 1

Ogni dipendente regionale nel corso degli anni ha prodotto e gestito innumerevoli file, sia in autonomia che collaborando con i colleghi.

Le abitudini di ogni dipendente (diverse a seconda dei casi, delle tecnologie usate e delle modalità organizzative adottate) possono rappresentare una casistica che spesso non ha uguali e quindi non è confrontabile con altri.

Alcuni casi classici possono comunque essere di esempio:

  • salvataggio dei file sul desktop
  • salvataggio dei file in cartelle organizzate del proprio pc
  • salvataggio su chiavette esterne o dischi rimovibili rimasti in ufficio
  • ecc.

E' abbastanza ovvio constatare che, come nel caso emergenziale attuale, i file archiviati con queste modalità siano difficili da recuperare e da gestire.

Gestire file sul computer d'ufficio - 2

La modalità più semplice per recuperare questi file (analogica, banale e soggetta a restrizioni per l'accesso ai locali) è quella di recarsi presso l'ufficio, selezionare i file o le cartelle più urgenti sui quali dobbiamo lavorare e copiarli o spostarli sul nostro spazio di Google Drive.

Al link seguente trovate una guida di base su Google drive

E' ovvio che questa modalità è soggetta alle restrizioni indotte dai recenti DPCM e dalle circolari regionali emanate durante l'emergenza ma sappiamo che alcuni dipendenti regionali hanno incaricato i colleghi di accendere il loro computer, gli hanno fornito la password (sempre sconsigliato, per cui vi suggeriamo di cambiarla) e poi di recuperare in qualche modo i file.

Se avete fatto tutto questo speriamo vi siate anche ricordati di spegnere il computer.

Gestire file sul computer d'ufficio - 3

Un'altra modalità tecnicamente possibile, ma che stiamo sconsigliando fortemente e che a breve inibiremo per la maggioranza degli utenti, è quella dell'accesso via VPN e RDP al computer d'ufficio.

Le sigle vanno ad indicare due tecnologie da abilitare e da gestire dai tecnici della Direzione Ict, che hanno forti limitazioni (numero di sessioni contemporanee attive) e richiedono accessi ad alta velocità, dunque sconsigliabili a priori per chi accede con reti mobili (ad es. hotspot via cellulare) o con accessi domestici lenti e poco performanti.

VPN (Virtual Private Network) è un'estensione della rete regionale via internet. Per usare una metafora, un cavo di rete virtuale che ci collega alla rete regionale via internet. RDP (Remote Desktop Protocol) è un servizio sviluppato da Microsoft per consentire l'accesso a un computer Windows in modo da prenderne pieno possesso da casa o da altri luoghi.

Manterremo attiva questa modalità ancora per poco tempo SOLO PER UN LIMITATISSIMA UTENZA (FONDAMENTALMENTE 'TECNICA') CHE NECESSITA L'UTILIZZO DI APPLICATIVI E SERVIZI FRUIBILI ESCLUSIVAMENTE NEL COMPUTER D'UFFICIO E CHE DEVE OPERARE CON QUESTA MODALITA' (MOTIVATA E DOCUMENTATA), DURANTE QUESTO PRECISO MOMENTO DI CRISI). Quindi chi ha ottenuto questo accesso privilegiato per gestire i comunissimi file di Office nel primo periodo di attivazione urgente dello smartworking, è fortemente pregato di spostare i file di lavoro su Google Drive e spegnere, o far spegnere, il computer d'ufficio.

Gestire i file su cartelle condivise in rete

Un altro scenario possibile è quello delle cartelle condivise su PC senza l'ausilio delle NAS regionali.

Questo succede quando un normale personal computer viene eletto a un ruolo più alto, ovvero diventa un server di cartelle condivise. Situazione che si verifica in strutture tecniche, ad esempio quelle strutture che lavorano con file grafici di grosse dimensioni.

Ovvio che in questo caso dovrebbero essere accesi sia il personal computer personale in ufficio che quello del collega, sempre d'ufficio, che offre la condivisione.

Anche questa modalità è fortemente sconsigliata e si prega di non richiedere accessi VPN al Call Center per detti servizi ma di contattare direttamente la task force lavoro agile via email: assistenzalavoroagile@regione.veneto.it motivando e documentando la richiesta.

Gestire i file su NAS - 1

Lo scenario più comune è forse quello relativo alle NAS regionali. Dette NAS (Network Access Storage) sono assimilabili a dei contenitori indipendenti dai PC che conservano i file organizzati in cartelle e disponibili per le strutture e per i dipendenti a cui viene concesso l'accesso e l'utilizzo.

Il vantaggio è proprio quello di disincentivare l'abitudine, purtroppo consolidata, del conservare file di lavoro sul personal computer e demandare il compito a un servizio che viene gestito, securizzato e soggetto a back-up nella rete regionale.

Ovviamente tutto ciò va benissimo e funziona alla perfezione quando siamo in ufficio e, grazie alla rete regionale, disponiamo di un accesso a questo servizio semplificato e sempre disponibile.

Da remoto tutto cambia. Infatti da casa, dove siamo costretti a lavorare in questo periodo, è necessario adottare delle modalità particolari piuttosto complesse e delle tecnologie appositamente configurate per accedere a dette NAS regionali.

Gestire i file su NAS - 2

L'accesso a queste risorse può avvenire comunque in tre modalità.

La prima (consigliata), attraverso il Service Portal di Regione Veneto.

La seconda attraverso il DESKTOP REMOTO VIRTUALE (qui la guida)

La terza (in fase di dismissione) attraverso accesso VPN.

Gestire i file su NAS - 3

Il Service Portal è un servizio configurato e gestito da Regione Veneto che permette l'accesso alle NAS regionali via web pubblico, semplicemente con l'utilizzo di un browser e senza dover utilizzare la VPN o dover passare per il Desktop Remoto Virtuale di Citrix workspace.

La url di accesso al servizio è: https://vpnrve.regione.veneto.it/nas che può essere utilizzata con qualsiasi browser.

Al primo accesso si presenta una videata completamente bianca con la richiesta di credenziali che, ovviamente saranno quelle regionali.

Gestire i file su NAS - 4

Una volta eseguito l'accesso apparirà un'interfaccia ad icone che ci richiama il servizio delle NAS regionali. Ad ogni icona corrisponde una vera e propria macchina regionale che viene esposta sul web con il Service Portal.

Nella parte alta del browser, visualizzeremo sulla sinistra il contatore di sessione (relativo al tempo di collegamento con lo scorrere in tempo reale dei minuti) e due frecce che conteggiano i dati trasmessi e ricevuti. Sulla parte alta a destra visualizzeremo invece il nome utente, cliccando sul quale si potrà effettuare la disconnessione dal servizio.

Gestire i file su NAS - 5

Una volta cliccato sull'icona della macchina NAS a cui siamo autorizzati (ad esempio quella NAS Generale per la maggior parte degli utenti regionali) apparirà l'alberatura a cartelle all'interno della macchina relativa.

Possiamo dunque individuare la cartella alla quale siamo già autorizzati quando operiamo in ufficio e iniziare a sfogliarne il contenuto.


Gestire i file su NAS - 6

Solamente nella videata delle cartelle per le quali abbiamo i diritti ad operare, appariranno finalmente i bottoni (icone) di gestione.

Nell'ordine: quello per tornare al livello superiore, quello per creare una nuova cartella, quello per inviare (dal nostro computer dove stiamo operando) un file dentro alla cartella NAS e infine quello per uscire completamente dal servizio NAS del Service Portal.

Gestire i file su NAS - 7

Navigando fra le cartelle web dell'interfaccia del Service Portal, raggiungeremo infine i file che sono identificabili dalle loro estensioni. Cliccando sul nome del file che ci interessa, ci verrà proposto di scaricarlo sul nostro computer per poterlo editare.

Gestire i file su NAS - 8

La fase finale prevede due possibili azioni:

  • La prima (CONSIGLIATA) consiste nel posizionare il file appena gestito sul nostro computer in una cartella di Google Drive. In tal modo lo si potrà condividere ed editare con le funzioni web native di Google (qui la guida)
  • La seconda invece prevede il reinvio sulla NAS in sostituzione del precedente, attraverso l'iconcina che raffigura una freccia verso l'alto.

Gestire i file sul Sharepoint

L'accesso ai file presenti su Microsoft Sharepoint (Intranet regionale) è già possibile via Internet tramite il link pubblico: https://intranet.regione.veneto.it/ attraverso un accesso con le credenziali regionali (tipicamente: Venezia\nome-cognome e relativa password).

Una volta raggiunta l'area di lavoro della Intranet di Sharepoint dove sono conservati i file, è consigliabile scaricarli sul computer remoto per trattarli con un programma di Office Automation, oppure caricarli sul proprio spazio di Google Drive per poterli gestire direttamente dal browser e condividerli con i colleghi.

Gestire i file come allegati alle email

E' fortemente sconsigliato allegare file alle email per consentirne la modifica da remoto e successivamente re-inoltrarle nuovamente al mittente, con ulteriore allegato modificato.

Questa modalità inficia sul controllo delle revisioni, ha riflessi sul traffico di rete, può contenere virus, è problematica da gestire con lo smartphone, occupa spazio sul computer personale e non garantisce un allineamento ottimale delle revisioni in caso di condivisione che, ricordiamo, è un'attività perfettamente gestibile con Google Documenti.

Una guida apposita sulla scrittura collaborativa è disponibile qui.

Gestire i file con Google Drive File Stream - 1

Il software Google File Stream può essere comodamente installato sul computer personale (anche casalingo) e permette una gestione ottimale, e perfettamente sincronizzata, con il proprio spazio Google Drive regionale.

N.B. Se per l'utilizzo del proprio account personale NON REGIONALE (tipicamente nome.cognome@gmail.com) nel proprio computer è stato installato un software analogo 'Backup e sincronizzazione' (pensato da Google solo per i servizi personali), lo stesso va immediatamente disinstallato perchè entra in contrasto con Google File Stream.

Al link seguente la tabella comparativa fra i due servizi: https://support.google.com/drive/answer/7638428?hl=it

Gestire i file con Google Drive File Stream - 2

Per installare il software Google File Stream è sufficiente cliccare sull'icona delle proprietà di Google Chrome, quella con l'ingranaggio e seguire le istruzioni.

Quando tutte le operazioni saranno concluse (qui la guida completa: https://support.google.com/drive/answer/7329379) avremo a disposizione sul nostro computer personale un estensione di Esplora risorse (Windows) o del Finder (Mac). Praticamente una cartella sincronizzata in rete fra il nostro Google Drive e il nostro computer personale.

Ma andiamo con ordine e in sequenza.

Gestire i file con Google Drive File Stream - 3

Durante l'ultima fase dell'installazione ci verrà chiesta l'utenza per gestire il servizio che dovrà necessariamente essere quella della Gsuite regionale (Email regionale e password).

Dopo alcune brevi animazioni, ci verrà chiesto: 'Apri cartella Google Drive'. Questa azione ci mostrerà l'esatta locazione dove i nostri file residenti su Google Drive regionale, dunque in cloud, potranno essere scaricati per essere modificati e gestiti anche con, ad esempio, Microsoft Office.

A destra due schermatine tipo per Mac e Windows).

Gestire i file con Google Drive File Stream - 4

A questo punto possiamo anche lavorare senza rete e, ogni volta che la riattiveremo, anche dopo le modifiche effettuate, i file verranno sincronizzati sulla Gsuite nelle cartelle di Google Drive nostre o alle quali siamo abilitati dai colleghi.

Si prega ancora di leggere tutta la guida on line del servizio: https://support.google.com/drive/answer/7329379

Gestire i file con Google Drive File Stream - 5

Un ulteriore elemento di attenzione va posto nell'estensione dei file.

Quando ad esempio lavoriamo con file di Microsoft Word l'estensione sarà naturalmente .docx, mentre quando creiamo via web dei nuovi documenti nativi Google, l'estensione anche sulla nostra cartella personale apparirà come .gdoc.

Va da se che solo i documenti con estensione .docx potranno essere elaborati con Microsoft Word nel computer personale e poi correttamente sincronizzati. Per poter operare su documenti nativi Google, bisognerà utilizzare sempre il browser.

Gestire i file con Google Drive

E' dunque consigliatissimo caricare su Google Drive non solo documenti singoli, ma intere cartelle contenenti al loro interno ulteriori documenti di diverse tipologie.

In questa fase di lavoro da remoto forzato, è dunque da valutare se e come trasferire parte del proprio lavoro presente nel computer personale, direttamente su Google Drive per poterlo gestire comodamente da web, anche quando non si ha a disposizione il computer d'ufficio.

A tal proposito è utile ricordare che Google Drive, come tutti gli strumenti messi a disposizione dalla GSuite, sono garantiti da Google nel dominio privato di Regione Veneto e conservati secondo le leggi e i regolamenti nei server di Google, dislocati nella Comunità Europea.

A tal proposito è già stata pubblicata una guida sulla gestione e condivisione dei file con Google Drive .