Guida Hanghouts Meet

Informazioni su Hanghouts Meet

Le risorse qui elencate sono propedeutiche a una gestione autonoma del servizio di web conference, incluso nella GSuite di Google.

(La web conference è un servizio diverso dalla videoconferenza, ma può essere valutato come sostitutivo di quest'ultima in moltissime occasioni)

REQUISITI DI BASE PER UTILIZZARE HANGHOUTS MEET :

  1. UN COMPUTER con microfono e telecamera
  2. UN TABLET con microfono e telecamera
  3. UNO SMARTPHONE


GUIDA UFFICIALE IN ITALIANO MESSA A DISPOSIZIONE DA GOOGLE

(la guida più completa ed esaustiva, nonchè sempre aggiornata alle ultime funzionalità.)

Procedura consigliata per gli utenti della Giunta di Regione Veneto

Creazione del meeting - 1

Aprire il Calendario personale tramite link https://calendar.google.com/

Una volta aperto il calendario personale, creare un nuovo evento MEDIANTE IL PULSANTE CREA, scegliendo il giorno e l’orario desiderati per la riunione da programmare.

All’interno della finestra di dialogo dell’evento, aggiungere prima la descrizione sommaria dello stesso e poi tutte le informazioni necessarie e/o accessorie.

Creazione del meeting - 2

Successivamente scegliere dal campo AGGIUNGI SALE LUOGO E CONFERENZE l'opzione Aggiungi conferenza (quella con il simbolo della videocamera).

Il sistema genererà in automatico una scheda con descrizione azzurra: Partecipa a Hanghouts Meet, con sotto indicato un indirizzo web.

Quello sarà l'indirizzo web della stanza virtuale associata all’evento che stiamo creando.

Creazione del meeting - 3

Lo step successivo sarà quello di aggiungere gli invitati all’evento, attraverso la scheda Aggiungi invitati, rappresentata dall'iconcina con la sagome delle persone.

Successivamente, dopo aver arricchito la scheda dell'evento di ogni altra informazione utile (contenuti, allegati, mappe, ecc.) sarà necessario salvare il tutto e rispondere positivamente alla domanda che apparirà a video: 'Inviare un'email di invito agli invitati di Google Calendar?'

Creazione del meeting - 4

Gli invitati riceveranno automaticamente e immediatamente una email che gli permetterà di salvare nel calendario personale l'evento in questione, comprensivo del link per partecipare alla riunione in programma, di cui sopra.

Successivamente, all’ora dell’evento, riceveranno sempre in automatico anche una ulteriore email di promemoria, con indicato esattamente dove cliccare per partecipare alla riunione tramite Hangouts Meet.

Nota importante sugli avvisi

La cartella di Gmail dove verranno recapitati questi avvisi, dipenderà dall'organizzazione personale scelta dell'utente. Ad esempio se l'utente ha scelto la modalità a cartelle separate: 'principale', 'social', 'promozioni', 'aggiornamenti', l'avviso verrà recapitato nella cartella 'aggiornamenti. Se invece l'utente avrà scelto la forma collassata in unica cartella 'principale', l'avviso verrà recapitato proprio in quella cartella.

Gestione del meeting - 1

Gli utenti di Regione Veneto verranno sempre riconosciuti in automatico dal sistema.

Gli ospiti sprovvisti di un account di posta GSuite o Gmail, potranno comunque essere autorizzati dall'organizzatore dell'evento, al momento dell'accesso.

Tuttavia, l’entrata nella stanza virtuale (virtual room) è sempre subordinata all’approvazione del creatore dell’evento.


Gestione del meeting - 2

Una volta che tutti gli utenti avranno raggiunto la sala virtuale sul web, si potrà iniziare il meeting, prestando le consuete attenzioni all'avvicendamento degli interventi, controllando anche lo stato dei microfoni attivi che spesso sono fonte di disturbo.

A tal proposito va evidenziato come l'organizzatore dell'evento possa sempre inibire i microfoni remoti, grazie all'autorità conferitagli dal ruolo di organizzatore.

Gestione del meeting - 3

All’interno di Hangouts/Meet è anche possibile condividere il desktop del proprio computer, oppure una sola finestra dello stesso, ad esempio per proiettare a tutti i partecipanti delle slide o il contenuto di un documento.

Per ottenere ciò, sarà sufficiente cliccare sul pulsante Presenta Ora, presente nella scheramata del meeting in basso a destra.



Gestione del meeting - 4

Grazie a questo servizio è anche possibile far partecipare al meeting utenti sprovvisti di computer, tablet o smartphone. In pratica è sufficiente comporre il numero di telefono (numero provvisorio fornito dal sistema) che appare nell'invito del calendario personale, anche da un telefono fisso, e quindi entrare come partecipante munito di solo audio.

Gestione del meeting - 5

I bottoni al centro con i simboli del microfono, del telefono e della telecamera, permettono, a ogni partecipante, di mettere l’audio in stop, agganciare la chiamata e interrompere il video della propria webcam.

Sono queste attività da gestire sempre con tempismo ed educazione, per consentire a tutti di dialogare senza prevaricazioni e/o confusione nella corretta alternanza che ogni meeting richiede per poter risultare efficace.

Gestione del meeting - 6

Il servizio di Hanghout meet presenta, inoltre, alcune funzionalità avanzate che sono a discrezione dell'utente. Per attivarle è sufficiente spostare il mouse in basso a destra e cliccare in corrispondenza dei tre puntini in verticale.

ACCESSO ALLE APP MOBILI PER GOOGLE HANGHOUTS MEET

L'accesso a Hanghouts Meet come partecipante nonchè la gestione del servizio come organizzatore, sono possibili anche attraverso le app per dispositivi mobili, come Smartphone e Tablet (Apple e Android).

Tuttavia questa opzione è fruibile solo con gli smartphone distribuiti e gestiti da Regione Veneto o con gli smartphone personali che accedono al link della web-conference, via app, ma con un account GMail.

Gli ospiti esterni che partecipano alle web conference organizzate da Regione Veneto possono usare le app mobili in autonomia.

Gli utenti di Regione Veneto che volessero utilizzare il proprio smartphone personale attraverso l'app mobile e presentarsi al meeting con l'account GSuite di Regione Veneto (nome.cognome@regione.veneto.it), verranno inibiti dal sistema centrale di controllo MDM (Mobile Device Management).

Questo sistema, infatti, autorizza solo gli accessi GSuite con le app installate nei telefoni regionali.


VIDEO PILLOLE SU HANGHOUTS MEET

meet1.mp4

NOTA A MARGINE

Si rammenta che Hanghouts Meet non supporta il collegamento con le sale di Videoconferenza (tipicamente gestite con il protocollo IP/H.323). Per le informazioni relative a questo servizio, sono sempre disponibili le indicazioni riportate al seguente link della intranet regionale.

Alcuni link (ESTERNI A REGIONE VENETO) che potrebbero aiutare nella gestione autonoma del servizio di Hanghouts Meet: