Creazione del meeting - 1

Aprire il Calendario personale tramite link https://calendar.google.com/

Una volta aperto il calendario personale, creare un nuovo evento MEDIANTE IL PULSANTE CREA, scegliendo il giorno e l’orario desiderati per la riunione da programmare.

All’interno della finestra di dialogo dell’evento, aggiungere prima la descrizione sommaria dello stesso e poi tutte le informazioni necessarie e/o accessorie.

Creazione del meeting - 2

Successivamente scegliere dal campo AGGIUNGI SALE LUOGO E CONFERENZE l'opzione Aggiungi conferenza (quella con il simbolo della videocamera).

Il sistema genererà in automatico una scheda con descrizione azzurra: Partecipa a Hanghouts Meet, con sotto indicato un indirizzo web.

Quello sarà l'indirizzo web della stanza virtuale associata all’evento che stiamo creando.

Creazione del meeting - 3

Per tutti gli utenti che non sono provvisti di web cam, o che soffrono di una connessione lenta e quindi poco performante per gestire il flusso video, Google Meet mette a disposizione un numero di telefono gratuito da chiamare per essere ammessi alla conferenza utilizzando qualsiasi telefono fisso o mobile.

Dopo aver digitato il numero (univoco per ogni conferenza) verrà richiesto di inserire un PIN di conferma, come da istruzioni ricevute via email o consultabili sul proprio calendar.

Creazione del meeting - 4

Lo step successivo sarà quello di aggiungere gli invitati all’evento, attraverso la scheda Aggiungi invitati, rappresentata dall'iconcina con la sagome delle persone.

Successivamente, dopo aver arricchito la scheda dell'evento di ogni altra informazione utile (contenuti, allegati, mappe, ecc.) sarà necessario salvare il tutto e rispondere positivamente alla domanda che apparirà a video: 'Inviare un'email di invito agli invitati di Google Calendar?'

Creazione del meeting - 5

Gli invitati riceveranno automaticamente e immediatamente una email che gli permetterà di salvare nel calendario personale l'evento in questione, comprensivo del link per partecipare alla riunione in programma, di cui sopra.

Successivamente, all’ora dell’evento, riceveranno sempre in automatico anche una ulteriore email di promemoria, con indicato esattamente dove cliccare per partecipare alla riunione tramite Hangouts Meet.

Nota importante sugli avvisi

La cartella di Gmail dove verranno recapitati questi avvisi, dipenderà dall'organizzazione personale scelta dell'utente. Ad esempio se l'utente ha scelto la modalità a cartelle separate: 'principale', 'social', 'promozioni', 'aggiornamenti', l'avviso verrà recapitato nella cartella 'aggiornamenti. Se invece l'utente avrà scelto la forma collassata in unica cartella 'principale', l'avviso verrà recapitato proprio in quella cartella.

Gestione del meeting - 1

Gli utenti di Regione Veneto verranno sempre riconosciuti in automatico dal sistema.

Gli ospiti sprovvisti di un account di posta GSuite o Gmail, potranno comunque essere autorizzati dall'organizzatore dell'evento, al momento dell'accesso.

Tuttavia, l’entrata nella stanza virtuale (virtual room) è sempre subordinata all’approvazione del creatore dell’evento.

Gestione del meeting - 2

Una volta che tutti gli utenti avranno raggiunto la sala virtuale sul web, si potrà iniziare il meeting, prestando le consuete attenzioni all'avvicendamento degli interventi, controllando anche lo stato dei microfoni attivi che spesso sono fonte di disturbo.

A tal proposito va evidenziato come l'organizzatore dell'evento possa sempre inibire i microfoni remoti, grazie all'autorità conferitagli dal ruolo di organizzatore.

Gestione del meeting - 3

All’interno di Hangouts/Meet è anche possibile condividere il desktop del proprio computer, oppure una sola finestra dello stesso, ad esempio per proiettare a tutti i partecipanti delle slide o il contenuto di un documento.

Per ottenere ciò, sarà sufficiente cliccare sul pulsante Presenta Ora, presente nella scheramata del meeting in basso a destra.

Gestione del meeting - 4

Grazie a questo servizio è anche possibile far partecipare al meeting utenti sprovvisti di computer, tablet o smartphone. In pratica è sufficiente comporre il numero di telefono (numero provvisorio fornito dal sistema) che appare nell'invito del calendario personale, anche da un telefono fisso, e quindi entrare come partecipante munito di solo audio.

Gestione del meeting - 5

I bottoni al centro con i simboli del microfono, del telefono e della telecamera, permettono, a ogni partecipante, di mettere l’audio in stop, agganciare la chiamata e interrompere il video della propria webcam.

Sono queste attività da gestire sempre con tempismo ed educazione, per consentire a tutti di dialogare senza prevaricazioni e/o confusione nella corretta alternanza che ogni meeting richiede per poter risultare efficace.

Gestione del meeting - 6

Il servizio di Hanghout meet presenta, inoltre, alcune funzionalità avanzate che sono a discrezione dell'utente. Per attivarle è sufficiente spostare il mouse in basso a destra e cliccare in corrispondenza dei tre puntini in verticale.