Scrittura collaborativa con Documenti di Google

Accesso al servizio Documenti di Google - 1

Ogni dipendente regionale, oltre alla posizione di posta elettronica su Gmail, riceve una serie di benefici dalla GSuite che si sostanziano in una servizi a sua disposizione.

Tali servizi sono accessibili con link diretto (nel caso di Google Documenti con il link: https://docs.google.com/), oppure selezionando l'icona con i 9 puntini che si trova nella parte alta a destra dell'interfaccia di Gmail, o ancora selezionando l'iconcina con i 9 puntini colorati che si trova all'estrema sinistra della barra delle applicazioni di Google Chrome.

Accesso al servizio Documenti di Google - 2

Selezionata l'iconcina suddetta, si aprirà una finestra popolata da una serie di servizi Google, ognuno rappresentato da un simbologia diversa.

Per ora concentriamoci su quella di Documenti che ci permetterà di accedere alle funzioni di creazione e gestione dei documenti on line.

Accesso al servizio Documenti di Google - 3

Una volta entrati nel servizio, avremo subito a disposizione un campo di ricerca per i documenti e una serie di modelli da cui partire, nonchè l'icona colorata raffigurante il simbolo '+' dalla quale partire per creare, ex-novo, un documento su cui collaborare insieme a uno o più colleghi.

N.B. Tutti i documenti che creeremo con questa funzione saranno successivamente resi disponibili anche in formato nativo Microsoft Word.

Creazione di un documento condiviso - 1

Dopo aver cliccato sul pulsantone colorato suddetto, ci verrà proposta l'interfaccia di Google Documenti.

Avremo a disposizione diversi menu e icone e una serie di funzioni e personalizzazioni che ci permetteranno di svolgere al meglio tutto ciò che attiene alla scrittura collaborativa, e non solo.

Notare che il documento appena creato (vuoto) presenta una nomenclatura molto anonima 'Documento senza titolo', che possiamo subito modificare scrivendoci sopra un nome più significativo che diventerà il nome file, come siamo già abituati a fare con Microsoft Word.

Creazione di un documento condiviso - 2

A questo punto possiamo già iniziare a inserire i primi contenuti per dare un senso al documento, formattarli, renderli più strutturati e dunque comprensibili al collega (o ai colleghi), con i quali vogliamo avviare il processo di scrittura collaborativa.

Notare che Google documenti ci propone, in questa fase, l'opzione 'scrittura intelligente', ovvero una forma di assistenza che ci tutela da errori, ci suggerisce migliorie e apprende dai nostri usi.

Creazione di un documento condiviso - 3

A questo punto siamo pronti per invitare uno o più collaboratori a redigere il documento in tempo reale con noi.

Accediamo dunque a questa funzione attraverso il bottone blu che si trova in alto a destra sul browser, proprio sotto l'immagine (o l'icona) del nostro profilo utente.

Il lucchetto bianco, e chiuso, ci conferma che per ora il documento è ancora SOLO NOSTRO, dunque privato.

Creazione di un documento condiviso - 4

Per indicare a Google Documenti gli utenti a cui concedere la condivisione e quindi anche la scrittura collaborativa in tempo reale, è sufficiente conoscerne la email.

Ogni volta che vorremo indicare con chi e in che modo condividere qualcosa, subito dopo aver cliccato su una delle scorciatoie che consentono di effettuare questa azione, ci verrà proposta una finestra di dialogo dove inserire l'indirizzo email del soggetto, o dei soggetti, da abilitare.

Creazione di un documento condiviso - 5

Per aiutarci nella scelta di chi includere in questa attività di condivisione Google Documenti usa proporci una lista con i contatti della nostra rubrica, i contatti del dominio regionale della Giunta regionale del Veneto e ci suggerisce, inoltre, in un elenco a discesa, anche qui contatti 'frequenti' con i quali possiamo aver interagito recentemente.

Questo tipo di suggerimento può esserci di aiuto, ma può essere anche una distrazione. Resta inteso che digitando per intero indirizzo dell'utente a cui concederemo la condivisione, la lista di cui sopra tenderà progressivamente a scomparire.

Creazione di un documento condiviso - 6

Una volta inserito l'indirizzo (o gli indirizzi) desiderato, la condivisione può essere attivata con le autorizzazioni di base che sono quelle previste da Google Documenti per permettere agli utenti di modificare i documenti concessi in condivisione, ma non di entrarne in possesso come proprietari.

Questa semplice operazione è più che sufficiente per iniziare le attività di scrittura collaborativa e di condivisione, ma Google Documenti ci permette di fare molto di più e di raffinare in modo molto analitico questa fase, attraverso una serie di opzioni aggiuntive.

Creazione di un documento condiviso - 7

Le varie opzioni che possono essere utilizzate vanno dai differenti livelli di permesso, attivabili cliccando sull'iconcina con la matita:

• Può modificare

• Può commentare

• Può visualizzare

a quelle più avanzate, attivabili attraverso i vari suggerimenti sulla finestra di dialogo, ovvero 'ottieni link condivisibile' oppure 'avanzate'.

• Pubblico sul web

• Chiunque abbia il link

• Regione.veneto.it

• Chiunque abbia il link in regione.veneto.it

• Persone specifiche

Inviare le comunicazioni di condivisione - 1

Il modo più semplice per avvisare i colleghi della volontà di mettere a disposizione un documento per la collaborazione, è quella di riempire il campo richiamato dall'etichetta 'Aggiungi una nota' che ci appare proprio sotto all'indirizzo, o agli indirizzi di email, ai quali concederemo la condivisione.

Inviare le comunicazioni di condivisione - 2

Il nostro collaboratore, collega o partner, riceverà immediatamente una email con tutti i riferimenti per iniziare la collaborazione, nonchè il testo del messaggio con il quale abbiamo accompagnato questa fase informativa, per renderlo partecipe dell'attività proposta.

Cliccando sul link (o sull'allegato) contenuto nella email, esso verrà catapultato immediatamente su Google Documenti e potrà iniziare a scrivere, anche in contemporanea con noi stessi che gli abbiamo concesso questo privilegio.

Inviare le comunicazioni di condivisione - 3

Può succedere che il destinatario non legga immediatamente l'email o che abbia il telefono occupato. Nulla di preoccupante, perchè possiamo inviargli la comunicazione anche semplicemente indicandogli il link su cui operare, copiando lo stesso negli appunti.

Detto ciò, possiamo inviargli il link con qualsiasi strumento di messaggistica (hangouts, whatsapp, telegram, sms, ecc.)

Collaborazione sincrona - 1

Ora, se entrambi gli editori (il proprietario e il collaboratore) si trovano on line contemporaneamente, Google Documenti notificherà questa situazione mostrandoci l'icona del profilo a fianco del bottone blu di condivisione che, ora, non avrà più il lucchetto chiuso, ma disporrà di una nuova iconografia relativa al tipo di condivisione che abbiamo scelto in precedenza.

Collaborazione sincrona - 2

Quando il nostro collaboratore inizierà a scrivere, a video avremo la possibilità di seguire passo passo la sua scrittura.

Nel caso di più collaboratori contemporanei, la colorazione del cursore, seguirà la colorazione dell'icona del profilo associato al collaboratore stesso.

Collaborazione sincrona - 3

E' possibile, in ogni momento, attivare una chat per discutere sul documento e sulla sua gestione, in tempo reale.

La chat è attivabile dall'icona posta a fianco dei profili utenti che sono on line in un particolare momento, e si trova in alto a destra sul browser.

Finalizzazione del documento - 1

Il documento può essere finalizzato in diversi modi e ricordiamo anche che può essere commentato, revisionato e riportato a stati precedenti attraverso la funzione 'Cronologia delle versioni'.

In ogni caso, come avviene con Microsoft Word, il file viene salvato automaticamente dal servizio, anche in caso di uscita accidentale.

Finalizzazione del documento - 2

Per renderlo definitivo si possono scegliere diverse strade:

• convertirlo in pdf

• stamparlo

• chiudere le condivisioni

• ecc

Suggeriamo, nel caso debba essere inviato come allegato a soggetti esterni che utilizzano solo Microsoft Word, di effettuare la conversione mediante la funzione File/Scarica/Microsoft Word (.docx) per mantenere la piena compatibilità